Intérêt de mes missions d’attaché de presse pour l’entreprise

relation publique

mes missions d’assistant attaché de presse

L’attaché de presse est l’événement clé de la mise en place des missions de relations presse. Il est chargé de mettre en relation les journalistes avec l’annonceur client de l’agence, et assure donc la promotion de la marque auprès du média presse.

Cette responsabilité implique donc le fait que l’attaché(e) de presse doive maitriser parfaitement son sujet afin de pouvoir réaliser les outils et moyens de communication qui y sont liés : communiqués de presse, dossiers de presse, afin d’assurer la bonne transmission des informations ainsi que d’être apte à répondre aux questions et objections des publics.

L’attaché de presse peut également créer l’évènement autour de la marque, en mettant en place des voyages de presse, petits-déjeuners, déjeuners de presse ou rencontres entre le journaliste et le client. Il est donc également primordial qu’elle sache gérer et entretenir son carnet d’adresse qui lui permet d’établir un contact « personnel » avec les journalistes et d’adapter son discours, de sorte à les convaincre et d’obtenir des retombées rédactionnelles positives. Parallèlement à cela, l’attaché de presse est en contact direct avec l’annonceur auquel elle doit rendre des comptes. Il s’agit  de l’informer de l’efficacité des relations presse en en dressant un rapport.

Cette étape nécessite donc que la valeur des retombées soit convenablement estimée. Cela passe d’abord par l’utilisation d’un fichier électronique, mis à jour de façon quotidienne, complet et précis, qui recense les parutions obtenues. Il est donc impératif de mettre en place la meilleure surveillance presse possible, de façon régulière afin de gérer une bonne revue de presse. Enfin, il est possible d’effectuer une étude quantitative et qualitative qui mesurera le retour sur investissement des RP.

Le cycle des RP

Mon quotidien d’assistant RP

Notre agence étant indépendante et de petite taille, la répartition des rôles se fait au jour le jour.  Certaines taches semblant répétitives d’un premier abord,  s’avèrent indispensables à effectuer pour assurer le bon déroulement de l’activité de l’agence. Le but du RP est de faire le lien entre le client et le journaliste.

Tout d’abord, l’attaché de presse s’assure, lors de rendez-vous client de bien comprendre les caractéristiques d’un produit. Parallèlement à cela, l’attaché de presse s’assure de confectionner attentivement ses calendriers rédactionnels. Ce dernier servira à contacter des journalistes ciblés en fonction de la date de bouclage, du type de magazine, journal, puis le sujet des parutions des agences de presses. Les calendriers rédactionnels sont des documents Excel dans lesquels sont notées les rédactions ciblées, le nom du journaliste qui écrit l’article, ainsi que la date de bouclage de chaque article. Il est possible de réaliser des calendriers rédactionnels ciblés grâce au logiciel Datapresse.

Ensuite, les produits sont prêtés aux journalistes. Pour cela, nous les  appelons ceux qui sont en relation avec le secteur des produits de nos clients. Afin que les journalistes testent nos produits, nous devons avant tout les convaincre. Etant donné, la rude concurrence sur les différents marchés des hautes technologies, nous devons insister sur la qualité des produits ainsi qu’adapter notre discours en fonction du journaliste tout en adoptant une orientation spécifique en fonction du type de magazine.

Un discours plus conventionnel pour les journalistes de la vielle école, plus dynamique et sans fioriture pour les  jeunes journalistes et les bloggeurs. J’étais aussi chargé du bon déroulement des prêts de produits. Je devais prendre en charge la logistique et le bon déroulement de la diffusion des produits. Une fois que le journaliste accepte de tester un produit, j’étais responsable de son conditionnement et de la vérification de sa bonne destination. Afin que tous les membres de l’agence puissent suivre les différents prêts, je les mets à jour quotidiennement sur Data presse. Je suis donc en relation nos partenaires de course ou je me rends directement à la poste.

Ensuite, nous avons la même méthode pour les retours produits. Une fois le produit revenu, nous répétons la manœuvre. Ensuite, les jours suivants, il est capital de faire une veille sur le web afin de prendre connaissances des retombées.   Les journalistes les plus importants sont avant tout ceux de la presse quotidienne régionale ainsi que les magazines spécialisés, en fonction de la cible visée. Plus  la diffusion du magazine est forte, plus  celui-ci est une référence intéressante.

Mon rôle était de retrouver tous ces articles puis de les classer en fonction de la diffusion du magazine, de la taille de l’article paru et enfin de l’avis du journaliste sur le produit. Calculer les retombées presse est le cœur de ma fonction. Pour cela je travaille beaucoup avec des prestataires comme Kantar-média ou l’argus de la presse.  Pour le reste, je fais une veille sur les supports presse papier et web. Nous différencions les articles dédiés des simples retombées dans lesquelles le client est  cité.

cycle du RP

 

Pour cela, je fais des reports dans lesquels j’inscris le nombre de publications, le nombre de prêts effectués ainsi qu’une sélection des meilleurs articles.

Les missions sur lesquelles j’ai travaillé

Durant 6 mois, j’ai eu l’opportunité de travailler sur un certain nombre de projet. Mon statut d’assistant dans l’agence m’a permis d’aborder  sur une multitude de projets et non pas effectuer une mission en particulière. De plus, l’effectif réduit de l’équipe m’a donné l’opportunité de devenir pluridisciplinaire.

Mon rôle d’attaché de presse junior qui consistait souvent à relancer les journalistes afin de les faire participer aux évènements prévus par l’agence pour des clients comme Olympus :

Pour communiquer sur  leurs dictaphones, nous proposons à la marque un partenariat avec une école de journalisme et de commerce afin que les étudiants deviennent  des leaders d’opinion sur les réseaux. Dans l’optique d’appuyer notre discours sur la qualité des produits Olympus, je relance  une dizaine d’écoles et leur propose un partenariat. Au final, sur toutes celles qui ont accepté, nous décidons de choisir l’ESJ- Paris, une école de journalisme.

Concernant la communication  sur leurs appareils focus de la rentrée, nous organisons une journée porte ouverte au studio le Pin-Up à Alésia. L’évènement s’appelle « Shoot Your Style ». Un maximum de journalistes susceptibles d’être intéressés ont été contactés et relancés.

De plus, nous avons organisé un projet de partenariats avec une dizaine de bloggeuses françaises. J’ai, alors, collecté un maximum d’informations sur ces bloggeuses  « mode » françaises. Le tri a été effectué  en fonction du  nombre de fans, du  type des articles publiés et la façon donc les chroniqueuses tournent les tests de produits et leur présence à des évènements. Nous attachons particulièrement de l’importance aux bloggeuses parisiennes afin qu’elles puissent se déplacer à l’agence et chez le client assez fréquemment. Nous voulons que ces bloggeuses deviennent les ambassadrices de la marque auprès de leurs lecteurs.

Au fil de l’année, ces dernières devront prévoir des évènements et des articles consacrés à notre nouvel appareil spécial Selfie. C’est le « Projet PEN ».

 

Pour des clients comme 3D solution :

3D print show

Je devais relancer un maximum de journalistes  spécialisés High Tech et imprimantes 3D afin de les convier au salon le 3D Printshow. Après 3 semaines de relance intensive, nous réussissons à convier près de 90 journalistes à l’événement de notre cliente. Ainsi, des journalistes réputés comme Fabrice Colaro ( TF1) et Marc Gehring ( M6) étaient  présents.

De plus, je Jour-J, je devais accueillir les journalistes, leur préparer leurs Pass spéciaux et les guider jusqu’à  l’espace principal du salon. En fonction de leur centre d’intérêts, je les ai accompagnés  vers les professionnels les plus adaptés afin de répondre à leurs questions (par exemple, amener la chroniqueuse de Marie Claire Maison, Fanny Chataing à rencontrer les professionnels de la décoration d’intérieur en impression 3D).

Je devais aussi relancer les journalistes pour qu’ils assistent aux conférences de presse de nos clients ( Quobuz, Karma, Myfox) ou bien participer à un déjeuner presse

( Olympus,  PNJcam,Logitech, Fitbit, Bowers & Wilkings, Zodiac)

Ensuite ma tâche a été  était de générer du contenu sur les réseaux sociaux et le blog de l’agence.

La stratégie que j’ai proposée était de publier 1 à 2 postes sur les réseaux chaque semaine. En général, le ton était léger et convivial. 1 poste sur 2 consistait à marquer l’ambiance positive et le dynamisme au sein de l’agence. L’optique étant de garder une image sympathique de l’agence auprès de nos clients et des  journalistes followers. L’autre poste consiste à publier une bonne retombée sur l’un de nos clients durant la semaine. Le but de cette manœuvre étant de montrer que l’agence reste efficace et compétente et que l’on obtient clairement des résultats tout en de gardabt la confiance de nos clients, et aussi d’attirer de futurs prospects.

postes et publiqcations d'Alexis Gautier

Enfin, je m’occupais du CMS WordPress de l’agence. Je devais le mettre à jour et publier les dossiers de presse et les news de nos clients directement sur le blog. Camille, notre traductrice m’envoyait les traductions de tous les nouveaux contenus en début de semaine.

 

Mes prises d’initiatives

Lors de mon stage, on m’a assigné un grand nombre de taches afin de me former au monde des relations presse. Or il m’est arrivé d’avoir du temps de libre, notamment au mois d’aout, durant lequel, j’ai pris des initiatives afin d’améliorer l’image de l’agence ainsi que de facilité le travail au quotidien de l’équipe.

Ainsi, cet été,  j’ai voulu simplifier l’organisation du stock.

J’ai compté, classé et réparti les différents produits de manière à y voir plus clair dans les prêts effectués aux journalistes. Ce classement a permis  d’introduire une nouvelle méthodologie dans les demandes de prêts. Nous avons par la suite gagné  du temps et repéré plus rapidement la provenance des produits. En effet, il s’avère fréquemment que les journalistes ne rendent pas les produits au complet et oublient de nous remettre certains accessoires.

Grace à une méthodologie basée sur un carnet de prêt, nous avons réussi à récupérer la quasi totalité de nos produits de aout à décembre.

 

De plus, lors de l’élaboration du « projet PEN », j ai eu l’initiative de remplir des tableaux complets permettant de comptabiliser le nombre de fans de chaque bloggeur.

De cette façon, toute l’équipe peut désormais, sélectionner rapidement un bloggeur en fonction de son nombre de fans sur les différents réseaux sociaux de prédilection, tels que Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram. Soit les réseaux les plus représentatifs en France.

Ainsi j’ai pu récupérer les influenceurs les plus dynamiques dans les secteurs les plus prisés de nos clients :

  • La mode
  • Le life style
  • La cuisine
  • Le voyage
  • L’High-tech
  • La photo

> Afficher une des liste

Cette liste permet de gagner beaucoup de temps pour sélectionner les bloggeuses devenues les égéries de la marque Olympus durant l’année 2015.

Enfin, dès la rentrée, j’ai modernisé le blog WordPress de l’agence. Pour cela, j’ai retravaillé sur une refonte.

A cet effet, j’ai modernisé le design du site en changeant et adaptant un nouveau thème. J’ai amélioré l’architecture de l’information en proposant de nouvelles rubriques plus en phase avec le domaine des RP et du High-tech. J’ai  tenté d’améliorer le référencement du site en changeant le contenu, les tags, la balise méta et les rubriques afin de mieux correspondre aux demandes numériques dans le domaine des RP.

J’ai aussi modifié l’ergonomie du site afin de l’adapter au mieux aux règles du web : les 3 clics, le responsive, les menus déroulants (moins de 7 rubriques), favorisant la possibilité pour l’utilisateur d’agir en prenant contact directement avec le formulaire de contact.

Une mission spécifique – Event Olympus

Evenement Reflexion publique

La préparation de l’évènement

L’Olympus est le concurrent japonais du marché des appareils photos sur le marché mondial.

Pour la sortie de son dernier hybride de la gamme PEN, l’E-PL7, la marque veut programmer un évènement spécial pour les journalistes et les bloggeurs parisiens.

Cet évènement permet aussi de rappeler les focus de l’année 2014 avec les hybrides pros comme l’OMD E-M1 et E-M10, ou bien leurs compacts tout terrain avec la gamme Stylus. L’objectif est avant tout de faire connaitre le nouveau focus de la marque, l’appareil E-PL7 spécial Selfie pour la fin de l’année 2014.

Après une réunion client et plusieurs brainstormings au sein de l’agence, notre choix s’est arrêté sur une journée Porte Ouverte dans un studio de photos d’excellence parisien «  le Pin-Up » le Mardi 9 Octobre.

Plusieurs problématiques se sont alors posées à nous pour organiser cette journée afin qu’elle se déroule de la meilleure des façons possibles. On remarque que très peu de bloggeurs ont du temps à consacrer à ces évènements et ont tendance à ne pas chercher de conseil. En effet, ils préfèrent poser leurs questions directement aux spécialistes. Les journalistes quant à eux, veulent pouvoir rester le temps qu’ils le souhaitent et préfèrent être accompagnés pour des présentations sous forme de circuits.

Cette journée porte ouverte conviviale présentera les différentes gammes sous différents univers afin de pouvoir les différencier :

  • 1 Univers Glamour, mode pour le focus E-PL7
  • 1 Univers vintage, Hipster pour les appareils vintage et pro de la gamme OMD
  • 1 Univers en montagne pour les appareils compacts Outdoor de la gamme Stylus

event olypus

Nous devons aussi équiper chaque « univers » d’accessoires pour que les invités puissent participer.

Après l’installation des différents univers dans le studio photo, le jour-J, nous attendons les 1ers journalistes pour midi. Les journalistes se voient remettre une carte SD leur permettant de tester les appareils sur place ou bien de se faire prendre en photo par les photographes professionnels présents dans chacun des sets photo proposés.

Une maquilleuse et une tatoueuse, ainsi qu’une série d’accessoires sont à la disposition des invités pour se faire prendre en photo.

Nous nommerons cet évènement « Shoot Your style » afin de mettre en corrélation la présentation de plusieurs appareils dans des univers différents, et le fait que chacun pourra se déguiser puis se faire prendre en photo par des professionnels.

Afin de répondre au mieux ces problématiques, nous séparerons la journée en deux sessions. Une session jour de 12h à 17h et un autre le soir de 18h30 à 21 h.

Afin de garantir au client un maximum de monde à l’évènement, nous relançons les journalistes un mois avant l’évènement, à partir du 5 septembre,   afin de répondre à un objectif minimum de 40 participants.

Après un brainstorming avec mes responsables, nous avons convenu d’une liste d’accessoires pour l’évènement ainsi qu’un thème éditorial pour les invitations que nous déclinerons en 4 versions :

  • Pour la presse: 2 x homme & femme
  • Pour les blogs: 2 x homme et femme

 

Nous prévoyons un calendrier de diffusion en 2 temps. Dans un 1er tiers, nous enverrons des invitations le 22 septembre à tous les journalistes et bloggeurs (ayant plus de 5000 fans & followers)  positionnés Lifestyle. Dans un second tiers, nous invitons les journalistes et bloggeurs (ayant plus de 3000 fans & followers)  spécialisés dans la photo et le High-Tech la semaine suivante, le 29 septembre.

Nous prévoyons ensuite 2 semaines de relances proactives.

Nous confirmons donc au final 28  journalistes de médias spécialisés dans le High-Tech (comme 01net ou les numériques), spécialisés photos (ACTUPHOTO, PROFESSION PHOTOGRAPHE..), mais surtout les médias life style (RMC, 20 Minutes, MyTF1…) pour la session presse, ainsi que 13 bloggeurs présents pour la session nuit.

Nous avons réussi à confirmer 41 journalistes participants.

Nous avons aussi appelé des Bloggeurs et réussi à en confirmer 12, dont  4 bloggeuses mode afin de mettre en avant notre focus, l’appareil spéciale seflie.

Au final, nous réussissons à confirmer  54 participants pour l’évènement.

Relation presse - event Olympus

Mon rôle durant l’évènement

9h, J’arrive au studio photo le Pin-Up afin de retrouver mes responsables Victoria et Mélanie. Nous attendons pour accueillir le représentant de notre client Olympus, Thierry Solaire.

10h, Je retrouve le staff du Pin-Up pour vérifier que tous les accessoires prévus initialement pour l’événement sont bien là. Nous avions besoin de déguisements assez  « mode », tendance Hipster et sports d’hiver.

De 10h30 à midi, nous installons tous les décors comme nous avions déjà prévus avec le client lors de notre rendez-vous.

Durant l’événement, mon rôle était  d’accueillir les journalistes et les bloggeurs invités. Mon but était de  leur rappeler rapidement le concept de l’évènement« Shoot Your Style » tout en leur offrant une carte mémoire SD (compatible avec les appareils photo Olympus) sur lequel se trouve le dossier de presse. Ainsi, les journalistes pourront rester attentifs lors des présentations. De plus, cette carte leur permettra de récupérer les photos sur lesquelles ils ont été shootés.

En fonction du magazine et de l’attitude du chroniqueur, je lui montre les appareils focus. S’il semble vouloir une visite guidée, je lui présente l’un des commerciaux de chez Olympus venu spécialement pour conseiller et aiguiller les journalistes sur leurs appareils.

Une fois la visite guidée des appareils achevée, je retrouve les  journalistes et les invite à participer aux activités de shooting. Le but étant de mettre les journalistes à l’aise afin de leur faire passer un bon moment et de les mettre en scène pour qu’ils apprécient d’autant plus la marque et les appareils présentés.

A partir de 18h, nous accueillons les bloggeurs.

En ce qui concerne les bloggeuses, lors d’un brainstorming, nous avons jugé la présence des chroniqueuses spécialisées dans la mode particulièrement importante. En effet, ces leadeurs d’opinons aiment se sentir « starisées ».  De plus, afin de présenter notre appareil focus spécial « selfie », il nous semble pertinent de prévoir une activité spéciale « Mode ». Les bloggeuses auront donc la possibilité d’être maquillées et photographiées par des professionnels. Afin d’encourager un esprit de dérision et de convivialité, nous avons appelé une tatoueuse éphémère.

Nous terminons la soirée ver 23h et terminons de ranger à 23h30.

Le bilan et les retombées de la journée

Au final, nous constatons que les critiques des journalistes étaient bonnes. Les retours sur l’événement et  sur les produits présentés demeurent positifs. Notamment, nous avons  remarqué que les journalistes étaient très intéressés par le nouvel appareil spécial « selfie » ( l’E-PL7). Ils se sont aussi très bien prêtés au jeu des séances photos : 41 personnes présentes sur 54 confirmées ont eu la curiosité de se faire shooter.

Ensuite, nous avons eu l’occasion de constater que le format « Porte ouverte » pour l’événement est idéal pour permettre aux médias de se déplacer tout au long de la journée et donc favoriser une plus grande quantité de participants. De plus, le cadre du studio photo était particulièrement adapté à l’opération.

Même si le lieu se situant à Alésia, est légèrement excentré et qu’il n’y a pas eu  de pic de fréquentation entre 12h00 et 14h00, les journalistes sont venus en continu tout au long de la journée.

Nous pouvons donc dire que l’événement Olympus organisé par les attachés de presses de l’Agence Réflexion Publique a rencontré un franc succès. Les retombées de l’évènement ont été couronnées  de critiques élogieuses sur l’appareil photo focus présenté.

Au final, grâce à cet évènement, les journalistes ont fait paraître 45 articles au mois d’Octobre :

  • 5 retombées positives sur l’évènement en lui même
  • 12 retombées sur la gamme des hybrides professionnels (les OMD)
  • 4 retombées sur la gamme des compacts Outdoors (les stylus)
  • 26 articles au total sur l’appareil focus de la gamme PEN, l’E-PL7

retombée de l'event Olympus - Reflexion publique

Besoin d’en savoir plus sur mon stage chez Réflexion Publique ? Retrouvez mon rapport détaillé